Interview with Mr. Pedro Moli…

Interview with Mr. Pedro Molina García on the Electronic Public Procurement project.

Published on: 11/04/2012
News

 

The Rector of the University of Almería, Mr. Pedro Molina García, talks with the local newspaper “La Voz de Almeria” about the pioneer project of Electronic Public Procurement at the Andalusian universities. The University of Almeria is the first university of Andalusia to replace the traditional system of public procurement with an electronic system, and the first in spain doing this with the 100% of their procurement. This, according to the rector of the University of Almería, Pedro Molina, will improve efficiency of procurement processes, will reduce costs and promote the access of SME’s not only to a single customer but to many.

 

El Rector, D. Pedro Molina García, habla con La Voz de Almería sobre el proyecto pionero en las universidades de Andalucía, de Compra Pública Electrónica. La Universidad de Almería es la primera universidad andaluza que sustituirá el sistema tradicional de licitación pública por otro telemático, y la primera en España en hacerlo con el 100% de sus concursos públicos. Con ello, según explica el Rector de la UAL, Pedro Molina, mejorará la eficiencia de los procesos de contratación, se reducirán los costes y se fomentará el acceso de las Pymes no a un solo cliente sino a muchos.

 

 

What will the electronic procurement mean for the university?

Mainly, it will mean the modernization of all public procurement procedures handled by the university. We are following the guidelines of the European Union, which focus on electronic procurement and state that by the end of 2015 this type of contract will be mandatory throughout the euro area. We have been pioneers in Andalusia in moving from public procurement to public electronic procurement because we believe that in addition to a marked improvement in the speed of the process, it will also mean considerable savings.

How much could these savings be?

In general, the costs reduction that may be involved in the use of electronic procurement lies between 10 and 18% of the total. With these figures and based on the amount awarded last year by the contracting area of the University of Almeria, electronic procurement could have meant saving from 800,000 Euros up to more than one million Euros.

What are the aims for the university regarding electronic procurement?

On the one hand, simplification and relaxation of rules and procedures with two key actions: the widespread use of electronic means for everything concerned with public procurement as well as a drastic reduction in administrative work, especially the documentation required from companies. On the other hand, promoting access to SMEs to public contracts and emphasize certain criteria that will help our public procurement as an institution, to meet the goals set by the 2020 strategy. In addition, the University of Almeria intends to achieve a transparent public procurement as demanded by companies as well as by society in general. So not only will this mean an internal improvement of the procedure, but also external, offering our experience to companies in order for them to increase their competitiveness.

Will small and medium companies benefit from e-procurement at the university?

Off course they will. There are many benefits for SMEs in this whole process. In the first place it means a reduction of administrative burdens that businesses support when preparing their proposals. This saving is estimated at about € 3,000 per procedure in which they participate, according to data from the EU. Secondly, companies will gain the necessary skills to participate in any other electronic procurements issued by public entities. Furthermore, it should be noted that the public sector is not a single customer, but many, and this means that companies will have many opportunities to offer, acquiring new business prospects.

Is this new procedure therefore a business support tool?

Indeed. This system will achieve easier promotion of procurement opportunities and also when it comes to major contracts, if SMEs are not able to assume the role of main contractor, they will have the possibility to associate themselves with other small or medium companies, especially in case they offer added value with specialized or innovative products and services. It is therefore indispensable that business organizations get involved in this project promoted by the University of Almería, generating an impulse for the modernization and innovation of the productive network.

What are the steps taken and the University regarding electronic procurement?

The implementation of electronic public procurement at the University of Almería comprises two phases: In the first place we have already applied the electronic procurement to the power supply and we now want to extend it to all our procurement procedures. In the second place, comprehensive electronic procurement management achieving to eliminate all papers in the proceedings. Finally, I would like to note that electronic procurement will take place through the platform of the company Vortal, hired by the University as a Service (SaaS).

 

 

¿Qué va a suponer la licitación electrónica para la Universidad?

Principalmente, la modernización de todos los procedimientos de compra pública que se hacen en la Universidad. Estamos siguiendo las directrices de la Unión Europea, que apuesta por la licitación electrónica y pretende que para finales del 2015 este tipo de contratación sea obligatoria en toda la zona euro. Hemos sido pioneros en Andalucía en pasar de la compra pública a la compra pública electrónica porque creemos que, además de una notable mejora en la rapidez de los procesos de licitación, va a suponer un considerable ahorro económico.

¿De qué ahorro podemos estar hablando?

A nivel general, la rebaja en el coste que puede suponer el uso de la licitación electrónica se sitúa entre el 10 y el 18% del total. Con estas cifras, y tomando como base el importe adjudicado el año pasado por el área de Contratación de la Universidad de Almería, con la licitación electrónica, el ahorro podría haber sido como mínimo de 800.000 euros y haber superado incluso el millón de euros.

¿Cuáles son los objetivos que se marca la Universidad en la licitación electrónica?

Por una parte, la simplificación y flexibilización de las normas y de los procedimientos con dos actuaciones fundamentales: la generalización de la vía electrónica para todo lo que tenga que ver con la contratación pública y también una reducción drástica del trabajo administrativo, especialmente de la documentación requerida a las empresas. Por otra, favorecer el acceso de las pequeñas y medianas empresas a los contratos públicos y, además, hacer mayor hincapié en determinados criterios que contribuirán a que nuestras compras públicas como institución, cumplan los objetivos marcados por la Estrategia Europa 2020. Además, La Universidad de Almería pretende conseguir con ello unos procedimientos de adjudicación de contratos públicos transparentes, tal y como demandan no solo las empresas, sino también la sociedad en general. Por tanto, la mejora no solo será interna, a nivel de tramitación del procedimiento, sino también externa, prestando nuestra experiencia a las empresas de forma que éstas incrementen su competitividad.

¿Las pequeñas y medianas empresas se verán beneficiadas por la contratación electrónica de la Universidad?

Por supuesto. Son numerosos los beneficios que las Pymes obtendrán con todo este proceso. En primer lugar supone una reducción de las cargas administrativas que las empresas soportan a la hora de elaborar sus propuestas. Este ahorro se cifra en cerca de 3.000 euros por procedimiento en el que se participa, según datos de la UE. En segundo lugar, las empresas obtendrán la capacitación necesaria para participar en cualquier licitación electrónica de otras entidades del sector público. Además, hay que tener en cuenta que el sector público no es un solo cliente, sino muchos, y ello significa que las empresas tendrán muchas oportunidades para ofertar abriendo nuevas expectativas de negocio.

¿Supone por tanto un apoyo a las empresas?

Efectivamente. Este sistema va a permitir también dar mayor visibilidad a las oportunidades de contratación y además cuando se trata de contratos de gran envergadura, si las Pymes no están en condiciones de asumir la función de contratista principal, si es posible que liciten asociadas con otras pequeñas o medianas empresas, especialmente cuando estas pueden aportar valor añadido con productos o servicios especializados o innovadores. Es imprescindible, por tanto, que las organizaciones empresariales participen en este proyecto impulsado por la Universidad de Almería y que genera un gran impulso de modernización e innovación al tejido productivo.

¿Cuáles son los pasos que ha dado ya la Universidad en cuanto a la licitación electrónica?

La puesta en marcha de la contratación pública electrónica en la Universidad de Almería comprende dos fases: por un lado, la licitación electrónica, de la que ya realizamos el suministro de energía eléctrica y que ahora queremos ampliar a la totalidad de nuestros procedimientos de contratación, y por otro, la gestión electrónica integral de la contratación, de forma que se eliminarán todos los papeles en los trámites. Por último, quisiera señalar que la licitación electrónica se realizará a través de la plataforma de la empresa Vortal, que la Universidad ha contratado como servicio (SaaS).

 

 

City/Location: Almeria